Inleiding

Hubertus Vereniging Vlaanderen heeft oog voor de bescherming van uw privacy.

We verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en met bijzondere zorgvuldigheid en op volledig transparante wijze te verwerken met strenge inachtneming van de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Deze algemene privacyverklaring (hieronder, “de Privacyverklaring”) heeft als doel u volledige informatie omtrent het onderwerp te verstrekken. Ze licht toe hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bewaren. De contractuele voorwaarden die tussen ons van toepassing zijn, blijven ongewijzigd. Wij nodigen u uit de tijd te nemen deze Privacyverklaring te lezen om vertrouwd te raken met onze praktijken op dat vlak.

U zal ook informatie vinden op de website van de gegevensbeschermingsautoriteit. Volg daartoe deze link: https://www.privacycommission.be/nl.

Tot 24/05/2018 vormen de wet van 08/12/1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en haar uitvoeringsbesluiten de toepasselijke wetgeving inzake privacy. Vanaf 25/05/2018 zal die vervangen worden door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming). Aangezien deze Privacyverklaring al op de nieuwe wetgeving gebaseerd is, zullen bepaalde procedures die in deze Privacyverklaring beschreven worden, pas na die datum operationeel zijn.

1. Wat is de draagwijdte van deze Privacyverklaring?

A. Wat betekent ‘persoonsgegeven’, ‘verwerking’, wie is ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en wie is de bevoorrechte contactpersoon ‘DPO’?
Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het kan bijvoorbeeld gaan om de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer, een code, een wachtwoord, een contractnummer, een e-mailadres.

De verwerking is elke bewerking met betrekking tot een persoonsgegeven. De verwerking omvat onder meer alle aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van dat gegeven.

Hubertus Vereniging Vlaanderen vzw, met maatschappelijke zetel te Lambermontlaan 410 1030 Brussel, BTW BE0478.539.897, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens waarover zij beschikt. Dit betekent dat wij bepalen voor welke doeleinden en met welke middelen die gegevens worden verwerkt en dat wij uw aanspreekpunt en dat van de toezichthoudende autoriteiten zijn voor alle vragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens. Als enig contactpunt binnen onze organisatie hebben wij een functionaris voor gegevensbescherming (‘Data Protection Officer’ of ‘DPO’) aangesteld met de volgende contactgegevens:

Geert Van den Bosch Lambermontlaan 410 1030 Brussel Tel: +32 2 242 00 45 Email: geert.van.den.bosch@hvv.be

B. Voor wie is de Privacyverklaring bestemd?

Onze Privacyverklaring is bestemd voor alle natuurlijke personen. Deze Privacyverklaring is daarentegen niet bestemd voor rechtspersonen.

C. Op welke gegevens heeft deze Privacyverklaring betrekking?

a) Niet bijzondere categorieën van persoonsgegevens

De gegevens uit deze categorie zijn de persoonsgegevens die u aanbelangen, dit wil zeggen de gegevens die het mogelijk maken om u te identificeren, hetzij op directe wijze (de gegevens zoals uw naam en voornaam die toelaten u onmiddellijk te identificeren) hetzij op indirecte wijze (de gegevens zoals uw telefoonnummer die toelaten u op indirecte wijze te identificeren).

Tijdens onze contacten met u moeten wij mogelijk verschillende persoonsgegevens verzamelen:

  • identificatiegegevens (bijvoorbeeld: naam, voornaam, adres, …);
  • contactgegevens (bijvoorbeeld: adres, e-mailadres, telefoon, …);
  • beroep (bijvoorbeeld: uitgeoefende functie, opleiding, …);
  • samenstelling van het gezin (bijvoorbeeld: burgerlijke staat, aantal kinderen, …);
  • beeld- en geluidsopnames.

b) Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die een bijzondere bescherming genieten, vindt u terug in de ‘bijzondere categorieën’. Concreet gaat het om persoonsgegevens met betrekking tot raciale en etnische oorsprong, politieke meningen, religieuze of filosofische overtuigingen of een vakbondslidmaatschap, alsook om genetische gegevens, biometrische gegevens om een natuurlijke persoon op een unieke wijze te identificeren, gegevens over de gezondheid, seksualiteit of seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.

Deze gegevens worden door Hubertus Vereniging Vlaanderen niet verwerkt noch opgeslagen.

c) Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen

Deze gegevens worden door Hubertus Vereniging Vlaanderen niet verwerkt noch opgeslagen.

2. Wanneer en hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?

Hubertus Vereniging Vlaanderen kan sommige van uw gegevens onder meer verzamelen:

  • wanneer u lid wordt;
  • wanneer u onze diensten en producten gebruikt;
  • wanneer u zich abonneert op onze Nieuwsbrieven, ingaat op onze uitnodigingen (conferenties, …), deelneemt aan wedstrijden, …;
  • wanneer u contact met ons opneemt via de diverse kanalen die u ter beschikking worden gesteld;
  • wanneer uw gegevens worden gepubliceerd of meegedeeld door:
    – gemachtigde derden (personen die u speciaal gemachtigd hebt of het Belgisch Staatsblad); of
    -professionele dataleveranciers (bijvoorbeeld Bisnode);
  • wanneer u door onze bewakingscamera’s in en rond onze gebouwen wordt gefilmd. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op het waarborgen van de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer zouden kunnen worden, te voorkomen (hun aanwezigheid wordt aangeduid met pictogrammen die onze contactgegevens vermelden).
  • wanneer u gegevens meedeelt tijdens het gebruik van onze websites (inclusief onze pagina’s op sociale media) en onze mobiele toepassingen, bijvoorbeeld:
    • wanneer u ons gegevens meedeelt tijdens het intekenen op de Nieuwsbrief van Hubertus Vereniging Vlaanderen;
    • wanneer u online uw gegevens invult om uw kandidaatstelling in te dienen voor een vacature bij Hubertus Vereniging Vlaanderen;
    • wanneer u uw gegevens invult in de ‘privézone’ van de websites
  • wanneer u één van onze websites bezoekt of gebruikmaakt van één van onze mobiele apps via de cookies en andere technologieën (meer informatie over de cookies vindt u in onze Cookie Policy op www.hvv.be).

Wanneer wij u persoonsgegevens vragen, hebt u het recht om daar niet op in te gaan. Die weigering zou echter het aanknopen van contractuele relaties kunnen verhinderen, zou de aard daarvan kunnen wijzigen of zou het beheer daarvan kunnen beïnvloeden.

3. Op welke basis en voor welke doeleinden kunnen uw gegevens verwerkt worden?

A. Hubertus Vereniging Vlaanderen verwerkt uw gegevens voor diverse doeleinden

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Bij elke verwerking worden enkel de gegevens verwerkt die pertinent zijn voor het bereiken van het beoogde doeleinde.

Als algemene regel en bij wijze van voorbeeld gebruiken wij uw persoonsgegevens ofwel:

  • wanneer wij uw toestemming verkregen hebben. In dat geval verwerken we uw persoonsgegevens voor de specifieke doeleinden waarvoor u uw toestemming hebt gegeven;
  • in het kader van de uitvoering van uw lidmaatschap. We verwerken uw gegevens bijvoorbeeld voor de volgende doeleinden:
    • verzending ledenmagazine
    • sluiten, beheer en uitvoering van contracten die deel uitmaken van het gamma van producten en diensten aangeboden door Hubertus Vereniging Vlaanderen, inclusief het beheer van de klantrelatie.
    • bewaren van uw voorkeuren: of en hoe Hubertus Vereniging Vlaanderen u mag contacteren om u informatie, publiciteit of voorstellen te bezorgen;
    • uitvoering van een dienst die u hebt gevraagd, bijvoorbeeld door zelf online uw gegevens aan ons mee te delen om in te tekenen op de Nieuwsbrief. In dat geval verwerken we de door u meegedeelde gegevens om u de Nieuwsbrief te bezorgen.
  • om te voldoen aan alle wettelijke, reglementaire en administratieve verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn als VZW, zoals opmaak activiteitenverslag, jaarrekening, enz…
  • om redenen die ons gerechtvaardigde belang betreffen. In dat geval streven wij ernaar om een billijk evenwicht te bewaren tussen ons gerechtvaardigde belang en het respecteren van uw privacy. Het gaat om situaties waarin we uw persoonsgegevens verwerken om zo goed mogelijk te kunnen functioneren en u de beste dienstverlening te verschaffen. We verwerken uw gegevens bijvoorbeeld voor de volgende doeleinden:
    • bescherming van de goederen van de onderneming;
    • beveiliging van goederen en personen, alsook van de informaticanetwerken en –systemen van Hubertus Vereniging Vlaanderen;
    • melding van alle misbruiken die de financiële toestand, de resultaten en/of de reputatie van Hubertus Vereniging Vlaanderen ernstige schade (kunnen) toebrengen;
    • controle van de regelmatigheid van de verrichtingen;
    • bewaking en controle;
    • vaststelling, uitoefening, verdediging en bescherming van onze rechten of van de personen die wij eventueel vertegenwoordigen, bijvoorbeeld bij geschillen;
    • samenstelling van bewijzen;
    • totaalbeeld van de leden (bijvoorbeeld het opmaken van statistieken over onze leden om te weten wie onze leden zijn en om hen beter te kennen);
    • opvolging van onze activiteiten en administratieve kennis van de verschillende personen die in relatie staan met de organisatie, waardoor, indien nodig, dossiers, de tussenpersoon en andere partijen kunnen worden geïdentificeerd;
    • test, evaluatie, vereenvoudiging, optimalisering en/of automatisering van de interne processen van Hubertus Vereniging Vlaanderen om ze efficiënter te maken (bijvoorbeeld: optimalisering of automatisering van de procedure betreffende de verwerking van uw vragen en aanvragen, …);
    • test, evaluatie, vereenvoudiging en optimalisering van de onlinesystemen om uw gebruikerservaring te verbeteren (bijvoorbeeld: oplossen van bugs op onze websites en mobiele apps, u contacteren om technische problemen op te lossen als we hebben vastgesteld dat u begonnen bent met het online invullen van uw gegevens om een bepaalde dienst te genieten, maar u dit proces niet hebt kunnen voltooien,
    • prospectie (zie paragraaf ‘Hubertus Vereniging Vlaanderen verwerkt uw gegevens voor prospectie’); en
    • ontwikkeling van nieuwe producten en diensten door Hubertus Vereniging Vlaanderen waarvan we weten dat ze nog beter zullen beantwoorden aan uw behoeften en wensen.

B. Hubertus Vereniging Vlaanderen verwerkt uw gegevens voor profilering

Het is mogelijk dat Hubertus Vereniging Vlaanderen uw persoonsgegevens moet verwerken voor profileringsdoeleinden en het nemen van beslissingen op basis van een profiel, inclusief het analyseren van de gegevens en het opmaken van statistieken, modellen en profielen, en dit voor de doeleinden vermeld in de paragraaf ‘Hubertus Vereniging Vlaanderen verwerkt uw gegevens voor diverse doeleinden’.

In de mate van het mogelijke gebruiken we enkel anonieme of gepseudonomiseerde gegevens voor profilering.

Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij deze gegevens gebruikt worden om bepaalde persoonlijke aspecten m.b.t. het individu te evalueren, in het bijzonder om elementen te analyseren of te voorspellen met betrekking tot zijn/haar persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, lokalisatie of verplaatsingen.

Naargelang het doel (zoals vermeld in de paragraaf ‘Hubertus Vereniging Vlaanderen verwerkt uw gegevens voor diverse doeleinden’) van de profilering baseren we ons op:

  1. uw toestemming;
  2. een wettelijke, reglementaire of administratieve verplichting; of
  3. ons gerechtvaardigde belang. In dat geval streven wij ernaar om een billijk evenwicht te bewaren tussen ons gerechtvaardigde belang en het respecteren van uw privacy. We kunnen bijvoorbeeld uw gegevens verwerken voor profilering in het kader van prospectie (zoals vermeld in de onderstaande paragraaf (‘Wat is prospectie?’) of in het kader van de automatisering van de interne processen.

Als Hubertus Vereniging Vlaanderen gebruikmaakt van uw persoonsgegevens voor de bovenvermelde doeleinden, garandeert Hubertus Vereniging Vlaanderen u dat u niet het voorwerp zal uitmaken van een beslissing die enkel gebaseerd is op profilering en rechtsgevolgen teweegbrengt die betrekking hebben op u of een aanzienlijke en gelijkaardige impact hebben op u.

Hubertus Vereniging Vlaanderen is er immers van overtuigd dat de beste dienstverlening voor u bestaat in een individuele aanpak van elk dossier.

Hubertus Vereniging Vlaanderen zorgt dan ook altijd voor een aanzienlijke menselijke tussenkomst en/of garandeert dat de profilering geen rechtsgevolgen teweegbrengt die betrekking hebben op u of op u een aanzienlijke en gelijkaardige impact hebben. In de andere gevallen garanderen we dat een dergelijke beslissing:

  • noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een contract tussen u en ons;
  • gebaseerd is op uw uitdrukkelijke toestemming; of
  • wettelijk toegestaan is.

In de eerste twee gevallen hebt u steeds het recht om de tussenkomst van een van onze medewerkers te vragen, uw standpunt mee te delen en de beslissing te betwisten. In de drie gevallen wordt u altijd geïnformeerd over het feit dat u het voorwerp uitmaakt van een dergelijke beslissing, alsook over de logica achter zo’n beslissing, over wat dit betekent en over de verwachte gevolgen.

C. Hubertus Vereniging Vlaanderen verwerkt uw gegevens voor prospectie

a) Wat is prospectie?

Hubertus Vereniging Vlaanderen kan, op basis van zijn gerechtvaardigde belang, uw persoonsgegevens verwerken voor prospectiedoeleinden.

Aangezien Hubertus Vereniging Vlaanderen veel belang hecht aan het respecteren van uw privacy, werd er beslist om uw persoonsgegevens enkel te verwerken voor prospectiedoeleinden op voorwaarde dat deze prospectie werkelijk voor u van belang is. Hubertus Vereniging Vlaanderen gebruikt uw persoonsgegevens namelijk enkel om uw wensen en behoeften beter te kennen en om u enkel offertes en voorstellen te bezorgen die u werkelijk interesseren.

Concreet betekent dit dat we u bijvoorbeeld in de volgende gevallen kunnen contacteren:

  1. wanneer u een product aankoopt in onze shop, om u attent te maken op een gelijkaardig product of verbeterde versie ervan;
  2. om u te adviseren o.a. inzake biotoopbeheer;
  3. om u te informeren over onze diensten;
  4. enzovoort.

Hubertus Vereniging Vlaanderen bezorgt uw gegevens in geen geval aan derden voor hun eigen prospectie en neemt ook geen contact op met u om offertes of voorstellen aan te bieden betreffende producten of diensten van derden. De prospectie, zoals gedefinieerd door Hubertus Vereniging Vlaanderen, blijft beperkt tot offertes en voorstellen betreffende producten of diensten aangeboden door Hubertus Vereniging Vlaanderen zelf.

In het kader van deze prospectie kan Hubertus Vereniging Vlaanderen u contacteren via de gebruikelijke kanalen (bijvoorbeeld via telefoon of brief) of via elektronische kanalen zoals e-mail. Als wij u contacteren via e-mail, beperken we ons tot het verzenden van offertes voor gelijkaardige producten en diensten.

Wij gebruiken slechts een beperkt aantal persoonsgegevens voor prospectie. We gebruiken namelijk enkel de gegevens:

  • die u rechtstreeks of onrechtstreeks hebt meegedeeld tijdens uw contacten met Hubertus Vereniging Vlaanderen (bijvoorbeeld het feit dat u hebt laten weten dat u enkel via e-mail gecontacteerd wenst te worden voor prospectiedoeleinden)
  • die Hubertus Vereniging Vlaanderen heeft verkregen tijdens interacties tussen u en ons; en
  • die Hubertus Vereniging Vlaanderen heeft verkregen via cookies (en andere gelijkaardige technologieën) die u hebt aanvaard op de websites of mobiele apps van Hubertus Vereniging Vlaanderen, inclusief de pagina’s van Hubertus Vereniging Vlaanderen op sociale media (bijvoorbeeld de Facebookpagina van Hubertus Vereniging Vlaanderen). Meer informatie over de werking van cookies en over hoe u deze kunt aanvaarden of uitschakelen, vindt u in onze Cookie Policy op www.hvv.be.

Deze gegevens kunnen desgevallend gecorrigeerd worden door een professionele dataleverancier (bijvoorbeeld Bisnode) om er zeker van te zijn dat we beschikken over correcte en recente gegevens.

In het kader van prospectie maakt Hubertus Vereniging Vlaanderen in geen geval gebruik van persoonsgegevens uit de bijzondere categorieën (bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot raciale en etnische oorsprong, politieke meningen, religieuze of filosofische overtuigingen of een vakbondslidmaatschap, …) of gegevens over gerechtelijke veroordelingen en overtredingen.

Om er zeker van te zijn dat u offertes ontvangt die u interesseren en het beste aangepast zijn aan uw wensen en behoeften, kan Hubertus Vereniging Vlaanderen ook gebruikmaken van de bovenvermelde persoonsgegevens voor profilering en het nemen van beslissingen op basis van het profiel gevormd in het kader van prospectie. Dit betekent dat:

  • wij de signalen volgen die u hebt gegeven met betrekking tot de producten of diensten die door of via Hubertus Vereniging Vlaanderen worden voorgesteld, zoals bijvoorbeeld:
    • de deelname aan een wedstrijd
    • het verzoek om informatie
  • wij het overzicht onderzoeken van de producten en diensten waarover u beschikt, om u eventueel een voorstel te doen met een reeks soortgelijke producten en diensten die misschien een globaal voordeel opleveren;
  • wij meten of u een product of dienst (sub)optimaal gebruikt, om u eventueel andere, producten of diensten te kunnen aanbieden die beter overeenstemmen met uw persoonlijke situatie; In bepaalde specifieke gevallen moeten we uitdrukkelijk uw toestemming vragen om u offertes en voorstellen te bezorgen. Bijvoorbeeld als u online deelneemt aan een wedstrijd.

b) Hoe kunt u bezwaar maken tegen prospectie?

U kunt altijd, zonder kosten, bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor prospectiedoeleinden (inclusief de bijhorende profilering).

We bezorgen u offertes en voorstellen omdat we denken dat deze echt van belang zijn voor u. Als u echter wenst dat we u niet meer contacteren i.v.m. informatie, reclame of voorstellen, producten en diensten, en/of dat we uw gegevens gebruiken voor profilering in het kader van prospectie, kunt u ons hiervan op de hoogte brengen door:

  • een gedateerde en ondertekende aanvraag samen met een tweezijdige kopie van uw identiteitskaart met de post te verzenden naar Hubertus Vereniging Vlaanderen Data Protection Officer Geert Van den Bosch Lambermontlaan 410 1030 Brussel
    Tel: +32 2 242 00 45 Email: geert.van.den.bosch@hvv.be
  • de cookies (en andere gelijkaardige technologieën) uit te schakelen op onze websites en mobiele apps, inclusief onze pagina’s op sociale media (om te voorkomen dat er gegevens worden verzameld via deze cookies die u voordien eventueel zelf zou hebben aanvaard). Meer informatie over de werking van cookies en over hoe u deze kunt aanvaarden of uitschakelen, vindt u in onze Cookie Policy op www.hvv.be (via de knop ‘Cookies’ onderaan de pagina).

4. Hoe beschermen wij uw gegevens?

De toegang tot uw persoonsgegevens is enkel toegestaan aan de personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Zij moeten een strikte geheimhoudingsplicht in acht nemen en alle technische en organisatorische voorschriften voor het verzekeren van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens naleven.

Wij hebben technische middelen en gespecialiseerde teams die zich in de eerste plaats toeleggen op de bescherming van uw persoonsgegevens voorzien. Op die manier willen wij vermijden dat onbevoegde personen toegang verkrijgen tot de gegevens, ze verwerken, aanpassen of vernietigen.

Onze internetsites kunnen soms links bevatten naar sites van derden (sociale media, organisatoren van evenementen die wij sponsoren, …) waarvan de gebruiksvoorwaarden noch tot het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring, noch tot onze verantwoordelijkheid behoren. Wij raden u dan ook aan om hun privacyverklaring aandachtig te lezen, zodat u weet hoe zij uw privacy beschermen.

5. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden ze meegedeeld?

A. Algemeen

Om uw privacy te beschermen worden de personen die toegang krijgen tot uw gegevens zorgvuldig geselecteerd op basis van hun taken.
Die gegevens zullen, in voorkomend geval, kunnen worden meegedeeld aan vereniging met een gelijkaardig doel (zoals Wildbeheereenheden (WBE) en Provinciale Comités), een expert, een advocaat, een technisch adviseur of een verwerker.

De verwerkers van Hubertus Vereniging Vlaanderen zijn gespecialiseerde partners in België of in het buitenland op wie we een beroep doen voor bepaalde diensten om u de beste dienstverlening te verschaffen, bijvoorbeeld:

  • advocaten en andere adviseurs;
  • IT-dienstverleners;
  • marketing- communicatiebureaus.

Deze verwerkers zijn contractueel met ons verbonden en moeten bijgevolg onze instructies volgen en de in onze Privacyverklaring opgenomen principes in acht nemen. Hubertus Vereniging Vlaanderen ziet er in het bijzonder op toe dat die verwerkers:

  • enkel over de gegevens kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren; en
  • zich er ten aanzien van Hubertus Vereniging Vlaanderen toe verbinden die gegevens enerzijds op een veilige en vertrouwelijke manier te verwerken en anderzijds alleen te gebruiken voor de uitvoering van hun taken.

Wij delen uw gegevens ook mee aan andere personen als wij daartoe contractueel of wettelijk verplicht zijn of als een gerechtvaardigd belang dat wettigt. In dat geval zien we erop toe dat:

  • deze personen enkel beschikken over de gegevens die we contractueel of wettelijk verplicht zijn mee te delen of die verschaft worden op basis van een gerechtvaardigd belang dat de gegevensoverdracht rechtvaardigt; en
  • deze personen er zich tegenover Hubertus Vereniging Vlaanderen toe verbinden om deze gegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te verwerken en om ze enkel te gebruiken voor het doeleinde waarvoor deze gegevens hen werden bezorgd.

B. Geen gegevensoverdracht voor commercieel gebruik

Wij delen uw gegevens niet mee aan derden voor commercieel gebruik.

C. Gegevensoverdrachten buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Het is mogelijk dat Hubertus Vereniging Vlaanderen uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) overdraagt, naar een land dat, desgevallend, niet een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens kan garanderen. In deze gevallen beschermt Hubertus Vereniging Vlaanderen echter uw gegevens door de IT-beveiliging te vergroten en door contractueel een verhoogd beveiligingsniveau te eisen van zijn internationale tegenpartijen. Als u het wenst, kunt u een kopie verkrijgen van de aangepaste contractuele clausules door een gedateerd en ondertekend verzoek met de post te versturen naar: Hubertus Vereniging Vlaanderen Data Protection Officer Geert Van den Bosch Lambermontlaan 410 1030 Brussel Tel: +32 2 242 00 45 Email: geert.van.den.bosch@hvv.be

6. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

A. Recht op inzage

U hebt een recht op inzage van de gegevens die u aanbelangen. U kunt ons vragen:

  • of wij persoonsgegevens van u al dan niet verwerken;
  • voor welke doeleinden wij ze verwerken;
  • welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt;
  • met welke categorieën van ontvangers wij uw gegevens delen;
  • hoelang ze bewaard worden;
  • informatie over uw rechten die u kunt uitoefenen (rectificatie, wissen, …) of over de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
  • wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;
  • wat de aan de geautomatiseerde verwerking (inclusief profilering) van bepaalde van uw persoonsgegevens onderliggende logica is.

B. Recht op rectificatie

Indien u vaststelt dat uw gegevens, ondanks al onze inspanningen, onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons vragen om ze te rectificeren.

C. Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’)

In welbepaalde gevallen geeft de wetgeving u de mogelijkheid om uw persoonsgegevens te doen wissen.
Dat is onder meer het geval wanneer:

  • de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld;
  • de verwerking van uw gegevens uitsluitend op uw toestemming berust en u beslist om die in te trekken;
  • u bezwaar gemaakt hebt tegen de verwerking van uw gegevens en er aan onze kant geen gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de uwe;
  • u uw toestemming hebt gegeven toen u minderjarig was en u ze nu wenst in te trekken, omdat u zich bewust geworden bent van de risico’s die verbonden zijn aan de verwerking van uw gegevens.

Uw recht op vergetelheid is echter niet absoluut. Wij hebben het recht om uw gegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor onder meer:

  • de naleving van een wettelijke verplichting;
  • het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

D. Recht op beperking van de verwerking

In welbepaalde gevallen kunt u vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dat is onder meer het geval wanneer:

  • u de juistheid van een persoonsgegeven betwist, gedurende de periode die wij nodig hebben om die juistheid te controleren; en
  • uw gegevens niet meer nodig zijn om de doeleinden van de verwerking te bereiken, maar u ze nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

De beperking van de verwerking eindigt in de volgende omstandigheden:

  • u hebt hiermee ingestemd;
  • de verwerking van uw gegevens is nodig om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen;
  • de verwerking is nodig om de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon te beschermen;
  • de verwerking is nodig om redenen van algemeen belang.

E. Recht op overdraagbaarheid

In bepaalde gevallen hebt u het recht dat de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt:

  • aan u worden overgedragen; of
  • door Hubertus Vereniging Vlaanderen rechtstreeks worden overgedragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat dit technisch mogelijk is.

Dat is het geval wanneer:

  • u hebt ingestemd met de verwerking van uw gegevens of de verwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst en
  • wanneer het om een geautomatiseerde verwerking gaat.

F. Recht van bezwaar

a) Algemeen

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens berust op een gerechtvaardigd of algemeen belang aan onze zijde, hebt u het recht om er op ieder ogenblik bezwaar tegen te maken om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.

Er zal evenwel geen rekening worden gehouden met uw verzoek als ons gerechtvaardigde belang zwaarder weegt dan de uwe of als de verwerking van uw gegevens nodig blijft om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

b) In het kader van prospectie

Zoals we hierboven al uitlegden (zie paragraaf ‘Hoe kunt u bezwaar maken tegen prospectie?’), hebt u altijd het recht om op ieder ogenblik en zonder kosten bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van prospectie, en Hubertus Vereniging Vlaanderen kan geen enkele uitzondering inroepen. Dit betreft ook het recht om bezwaar te maken tegen profilering voor zover die verband houdt met prospectie.

G. Recht om niet het voorwerp uit te maken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, en rechtgevolgen kan teweegbrengen die betrekking hebben op u of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op u

Het beleid van Hubertus Vereniging Vlaanderen bepaalt dat u niet het voorwerp zal uitmaken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, en rechtsgevolgen kan teweegbrengen die betrekking hebben op u of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op u.

Hubertus Vereniging Vlaanderen is er immers van overtuigd dat de beste dienstverlening voor u bestaat in een individuele aanpak van elk dossier.

Hubertus Vereniging Vlaanderen zorgt dan ook altijd voor een aanzienlijke menselijke tussenkomst en/of garandeert dat de profilering geen rechtsgevolgen teweegbrengt die betrekking hebben op u of op u een aanzienlijke en gelijkaardige impact hebben. In de andere gevallen garanderen we dat een dergelijke beslissing:

  • noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een contract tussen u en ons;
  • gebaseerd is op uw uitdrukkelijke toestemming; of
  • wettelijk toegestaan is. In de eerste twee gevallen hebt u steeds het recht om de tussenkomst van een van onze medewerkers te vragen, uw standpunt mee te delen en de beslissing te betwisten. In de drie gevallen wordt u altijd geïnformeerd over het feit dat u het voorwerp uitmaakt van een dergelijke beslissing, alsook over de logica achter zo’n beslissing, over wat dit betekent en over de verwachte gevolgen.

H. Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking door Hubertus Vereniging Vlaanderen op uw toestemming gebaseerd is, kunt u op ieder ogenblik bezwaar maken tegen de verwerking van de gegevens voor de bovengenoemde doeleinden.

In dat geval zou Hubertus Vereniging Vlaanderen zich in de onmogelijkheid kunnen bevinden om dat doeleinde te verwezenlijken en/of gevolg te geven aan uw verzoek om een tussenkomst. Die intrekking zal geen afbreuk doen aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens uitgevoerd gedurende de periode voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming.

I. Tot wie kunt u zich richten?

Om uw rechten uit te oefenen, volstaat het dat u een gedateerde en ondertekende aanvraag samen met een tweezijdige kopie van uw identiteitskaart via de post of e-mail verstuurt naar onze functionaris voor gegevensbescherming, die de volgende contactgegevens heeft:
Hubertus Vereniging Vlaanderen Data Protection Officer Geert Van den Bosch

Lambermontlaan 410 1030 Brussel Tel: +32 2 242 00 45 Email: geert.van.den.bosch@hvv.be

Als u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit, die de volgende contactgegevens heeft:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel Tel: +32 2 274 48 00 E-mail: commission@privacycommission.be

7. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Hubertus Vereniging Vlaanderen maakt enkel gebruik van uw persoonsgegevens als, en tijdens de periode waarin, ze beschikt over een doeleinde. Zodra alle doeleinden bereikt zijn, worden deze gegevens verwijderd. Dit betekent dat de verwerkte gegevens worden bewaard gedurende minstens de volledige looptijd van het lidmaatschap van onze vereniging of elke andere VZW met een gelijkaardig doel met welke een samenwerkingsovereenkomst bestaat en om opvolgingsredenen zullen de verwerkte gegevens tot 1 jaar na beëindigen van het lidmaatschap bewaard worden.

8. Ons cookiebeleid

Als u naar één van onze internetsites surft of gebruikmaakt van één van onze mobiele apps, kunt u kiezen om al dan niet onze cookies te aanvaarden, alsook eventueel andere technologische middelen die gegevens en informatie verzamelen over uw surfgedrag. Voor meer informatie, gelieve ons cookiebeleid te raadplegen op www.hvv.be

9. Hoe blijft u op de hoogte van wijzigingen aan deze Privacyverklaring?

In een veranderende wereld waarin ook de technologie nooit stilstaat, kan deze Privacyverklaring wijzigingen ondergaan. Wij nodigen u uit om online de recentste versie van deze Privacyverklaring te raadplegen en we zullen u via de internetsite van Hubertus Vereniging Vlaanderen www.hvv.be en eventueel via andere gebruikelijke communicatiekanalen op de hoogte houden van elke wijziging.